Supply Chain Resilience
Medische hulpmiddelen, die we ook als Nederlandse zorgsector gebruiken, komen vanuit de hele wereld. Dat maakt de supply chain ketens lang en kwetsbaar. Supply Chain Resilience is een project van Zorg Inkoop Netwerk Nederland met als doel om het inzicht in de supply chain van (kritische) medische hulpmiddelen te vergroten voor Nederlandse zorginstellingen.
Read the document 'Supply chain resilience for healthcare purchasing' for an English description of the Supply Chain Resilience project.
Veerkrachtig zijn in de totale toeleveringsketen
Supply Chain Resilience bestaat uit het vermogen om veerkrachtig te zijn in de totale toeleveringsketen (supply chains) om ons voor te bereiden op onverwachte gebeurtenissen, te reageren op verstoringen en de continuïteit van de zorg te handhaven. Het project focust op het tactisch perspectief en dat wil zeggen op inzicht in de structuur en risico’s van de supply chains betreft de locaties van leveranciers, producenten, distributiecentra, logistieke routes etc. En de potentiële beschikbaarheidsrisico’s en verbetermaatregelen met leveranciers. Er is geen focus op het operationele perspectief (bijvoorbeeld actuele verstoringen).
Waarom is Supply Chain Resilience relevant voor zorginstellingen en leveranciers?
Wat is het doel en de aanpak van het project?
Supply Chain Resilience richt zich op de pijler beschikbaarheid van (kritische) medische hulpmiddelen. Het heeft ook relatie met duurzaamheid, als het gaat om herkomst van producten en grondstoffen, maar dit valt nu nog buiten de projectscope. Het project werkt aan:
De planning van het project
De aanpak van Zorg Inkoop Netwerk Nederland volgt de ‘4 A’s’. Aanmelden, Assessment, Analyse en Acties. Het aanmelden van kritische medische hulpmiddelen door zorginstellingen waarvan zij de supply chain in kaart gebracht zouden willen, inclusief een inzicht in mogelijke risico’s. Daarna volgt het assessment, informatie verzamelen over herkomst van het medisch hulpmiddel (supply chain en logistieke routes), inclusief een vragenlijst over de supply chain inrichting en mogelijke risico’s. Op basis daarvan volgt een analyse van aangeleverde informatie door leveranciers en een interpretatie van het mogelijke risico van de supply chain van het betreffende product. Tot slot volgt een advies, met een terugkoppeling naar zorginstellingen, met inzicht in de supply chain en een advies met eventuele verbetermaatregelen die gezamenlijk met de leverancier besproken kunnen worden.
We gebruiken voor deze aanpak een Supply Chain Resilience tool van Sourcemap. Sourcemap is een van de meest toonaangevende software tools ter wereld op het gebied van Supply Chain Resilience. Veel medische leveranciers gebruiken Sourcemap of een alternatieve software voor supply chain visualisatie en supply chain riskmanagement. Het is dus niet nieuw wat we doen. Wat wel nieuw is dat we dit als eindgebruiker van producten doen én voor alle zorginstellingen in Nederland.
Met het dit project kunnen we vooral samenwerken in de keten aan beschikbaarheid van zorg. Dit is wat het gezamenlijk belang is van zowel inkopers bij zorginstellingen als sales/accountmanagers bij leveranciers.
Q&A | Vraag en antwoord over het project supply chain resilience
Het helpt Nederlandse zorginstellingen met het vergroten van inzicht in de supply chain van (kritische) medische hulpmiddelen. Waar komen de medische hulpmiddelen vandaan en welke route leggen de producten af tot aan Nederland. Tevens biedt het zorginstellingen inzicht in eventuele risico's ten aanzien van de beschikbaarheid van medische hulpmiddelen.
Zorg Inkoop Netwerk Nederland verzamelt informatie van leveranciers voor het assessment van de supply chain. Het assessment is opgedeeld in twee fasen:
• Eerst fase – mapping. In deze fase verzamelen we informatie over de namen en locaties van productielocaties, toeleveranciers, opslaglocaties en logistieke dienstverleners van een specifiek product
• Tweede fase – assessment. In deze fase verzamelen we informatie over beschikbaarheidrisico's in de supply chain bij productielocaties, toeleveranciers, opslaglocaties en logistieke dienstverleners en de maatregelen die zijn getroffen om die risico's te beheersen, van een specifiek product. Denk daarbij aan de volgende categorieën: de ontwerp/structuur van de supply chain, de belangrijkste oorzaken van beschikbaarheidsrisico's, het omgaan met tekorten & backorders, het managen van toeleveranciers en aspecten als productveiligheid en -kwaliteit.
De eerste fase van het assessment is gestart vanaf januari 2024, waarbij we ons richten op ‘mapping’, het inventariseren van de ketenpartners. De tweede fase van het assessment bestaat uit een vragenlijst en beoordeling en start eind maart 2024. Meer informatie hierover volgt nog.
We doen dit om de volgende redenen via Zorg Inkoop Netwerk Nederland:
• Zorg Inkoop Netwerk Nederland coördineert en bundelt expertise, zodat de supply chain van zorginstellingen volwassener kan worden
• Uitvraag door Zorg Inkoop Netwerk Nederland resulteert in tijdsbesparing voor zorginstellingen, die geen of weinig tijd hebben om deze informatie zelf op te vragen en te analyseren
• Deelname aan het supply chain assessment van Zorg Inkoop Netwerk Nederland is kosteloos voor leveranciers
• Door centraal informatie op te vragen, hoeven leveranciers slechts eenmalig informatie te verstrekken in plaats van aan zorginstellingen apart
De lijst met kritische medische hulpmiddelen is opgesteld door een klankbordgroep SCR. Deze klankbordgroep is opgericht voor de eerste fase van het assessment en bestaat uit leden van de vijf samenwerkende organisaties (GPO's) van Zorg Inkoop Netwerk Nederland (Santeon, IAZ, Intrakoop, NFU en mProve). Bij deze GPO's hebben wij een inventarisatie gedaan om te bepalen welke kritische medische artikelen wij in de eerste fase willen inventariseren bij leveranciers. Dit zijn ongeveer 60 artikelen bij 20 leveranciers. Vanaf 2024 kan elke zorginstelling artikelen zich aanmelden bij Zorg Inkoop Netwerk Nederland voor een supply chain inventarisatie.
Nee, het supply chain assessment loopt centraal via Zorg Inkoop Netwerk Nederland, namens de zorginstellingen. Vragen hierover kunnen bij Zorg Inkoop Netwerk Nederland worden gesteld via: scr@zinn.nl
Het eerste contact voor zorginstellingen verloopt meestal via de accountmanager of salesmanager, maar de ervaring is dat de collega's die bezig zijn met supply chain planning en beheersing het beste antwoorden kunnen geven op de vragen.
De vragen kunnen beantwoord worden door een persoon binnen de organisatie die verantwoordelijk is voor supply chain. Het invullen van de vragenlijst neemt circa 1 à 2 uur in beslag.
Zorg Inkoop Netwerk Nederland voert het supply chain assessment uit namens zorginstellingen in Nederland. We verzoeken leveranciers dus vriendelijk om mee te werken, maar er geldt geen plicht vanuit Zorg Inkoop Netwerk Nederland. Zorginstellingen worden in kennis gesteld over de deelname van hun leveranciers.
In dat geval zal de gevraagde informatie eenvoudig en sneller beschikbaar zijn en kan dit via de Sourcemap software worden gedeeld/ingevoerd.
Ja. Gegevens van leveranciers zijn zeer zwaar beschermd/beveiligd in Sourcemap:
• SOC 2 Type 2 + ISO 27001 gecertificeerd en geauditeerd
• GDPR-compliant en gegevens zijn eigendom van Zorg Inkoop Netwerk Nederland
De gegevens die gevraagd worden tijdens het assessment, worden verwerkt in de cloud binnen een beveiligde Azure-omgeving van Sourcemap (onze softwareleverancier) op een in de EU gehoste server. De informatie is versleuteld middels twee-factor-authenticatie. De gegevens zijn niet inzichtelijk voor andere leveranciers. De uitkomst van de mapping en het assessment worden gedeeld met zorginstellingen, momenteel alleen op verzoek. Zorginstellingen bepalen zelf wat ze met deze informatie doen.