Samen bouwen aan één centrale databron voor medische hulpmiddelen!

Elke dag nemen zorgprofessionals beslissingen die direct invloed hebben op veiligheid en kosten. Toch werken ziekenhuizen nog vaak met losse Excelbestanden, pdf's en e-mails om productinformatie uit te wisselen met leveranciers.

Het landelijke project Versnelling implementatie GDSN wil daar verandering in brengen: één gestandaardiseerde databron, up-to-date en toegankelijk voor iedereen in de zorgketen.

Waarom GDSN – en waarom juist nu?

Het Global Data Synchronisation Network (GDSN) maakt het mogelijk dat leveranciers hun (niet commerciële) productdata centraal publiceren.

Ziekenhuizen kunnen deze data automatisch ontvangen in hun eigen ERP systeem, zonder handmatige invoer. Dat bespaart tijd, voorkomt fouten en zorgt voor actuele en gecontroleerde gegevens.

“Het is eigenlijk niet te verkopen,” zegt Barbara Michels. “Als je een pot pindakaas bestelt bij Albert Heijn heb je binnen één klik toegang tot álle productinformatie — van ingrediënten tot allergenen en voedingswaarden. Alles digitaal, actueel en gecontroleerd. Maar in de zorg, waar het gaat om medische hulpmiddelen die direct invloed hebben op patiëntveiligheid, werken we nog met Excelbestanden en handmatig overtypen van data. En wat daar eenmaal staat, wordt vaak nooit meer bijgewerkt. Dat kan en moet beter. De zorgsector verdient dezelfde digitale volwassenheid als andere sectoren — misschien zelfs méér.”

Zoals Barbara Michels uitlegt:

“Het project is bedoeld om uit dat kip-en-ei verhaal te komen” legt Barbara Michels uit. Ziekenhuizen wachten op leveranciers en andersom. Met deze landelijke samenwerking willen wij laten zien dat het wél kan, als je gezamenlijk optrekt.” De aanpak sluit aan bij Europese regelgeving, zoals de Medical Device Regulation (MDR), en ondersteunt ziekenhuizen bij registratie in onder andere het Landelijk Implantatenregister (LIR).

Koploper ziekenhuis in de praktijk – Frisius MC

Voor Frisius MC was de aanleiding helder: te veel tijd gaat verloren aan het verzamelen, controleren en beheren van productdata. “We zijn bij elkaar opgeteld met alle betrokken medewerkers veel tijd kwijt aan dossiers samenstellen,” vertelt Wesley Berga. “Een goed en volledig productdossier is noodzakelijk voor de bedrijfsvoering in het ziekenhuis. Door deze automatiseringsslag kunnen we de bespaarde tijd besteden aan zaken die waarde toevoegen voor de patiënt en het betaalbaar houden van de zorg. Denk aan het standaardiseren van het product assortiment waarbij de integrale kosten zullen dalen”.

Frisius MC begon met het samenstellen van een multidisciplinair team van inkoop, functioneel beheer en applicatie beheer (ICT) waarbij ook afstemming wordt gezocht met functies als bijvoorbeeld logistiek en Deskundige Steriele Medische Hulpmiddelen. Het team is vooral bezig met het in kaart brengen van de koppeling tussen ons ERP systeem en GDSN en de mapping van de datavelden. In nauwe samenwerking met de overige koploper ziekenhuizen creëren we nu de basiskoppelingen zodat deze ook uitgerold kunnen gaan worden in de andere ziekenhuizen. Een andere belangrijke vervolgstap- die we samen met de overige koplopers nemen- is met de leveranciers het gesprek aan gaan zodat zij zo spoedig mogelijk hun productdata aan GDSN aanleveren.

Landelijke samenwerking – de regie bij Zorg Inkoop Netwerk Nederland

Het project wordt landelijk gecoördineerd via Zorg Inkoop Netwerk Nederland in samenwerking met GS1 Nederland. ”We werken met een stuurgroep waarin zowel ziekenhuizen als leveranciers zijn vertegenwoordigd”, zegt Barbara Michels. ”Zo bouwen we stap voor stap aan een duurzame standaard, met draagvlak in de hele keten.” De stuurgroep bestaat uit vertegenwoordigers van Zorg Inkoop Netwerk Nederland, Mprove, Santeon, IAZ, UMCNL, QRS Healthcare, leveranciers en GS1 Nederland. Hiermee wordt het initiatief breed gedragen.

Doorbreek het kip en ei verhaal!

Ziekenhuizen en leveranciers wachtten jarenlang op elkaar. Met het GDSN-project verandert dat. Door koplopers een voorsprong te geven, ontstaat een vliegwieleffect. “Je hebt massa nodig,” zegt Michels. “Zodra een groep ziekenhuizen start, bewegen leveranciers vanzelf mee. Dat vliegwiel begint nu te draaien.” zegt Barbara. Inmiddels hebben meer dan 28 ziekenhuizen de intentieverklaring ondertekend om GDSN te implementeren. Het doel is dat tegen maart 2026 de productinformatie over 80% van de medische hulpmiddelen die in Nederlandse ziekenhuizen worden gebruikt, via GDSN beschikbaar is.

🟠Minder handmatige invoer

🟠Hogere datakwaliteit

🟠Kortere doorlooptijden

🟠Minder fouten

🟠Meer tijd voor controle en analyse

Succes meten en trotsmomenten

Succes wordt gemeten aan de hand van datavulling in ERP-systemen en de tijdswinst op afdelingen. Wesley: “Als mijn mensen straks zeggen: ik was normaal twee dagen per week bezig met dossiervorming en dossierbeheer en nu nog één uur – dan weet ik dat we goed bezig zijn.” Barbara: “We brengen de zorg op het volwassenheidsniveau van andere industrieën. Dat voelt goed.” Ik ben trots dat we met deze stap niet alleen ziekenhuizen moderniseren, maar ook bijdragen aan kortere doorlooptijden en betere veiligheid voor patiënten.”

Toekomst en call-to-action

De ambitie is helder: elk ziekenhuis moet kunnen werken met één betrouwbare databron. Barbara: “We roepen ziekenhuizen en leveranciers op om zich aan te sluiten,” zegt Michels. “Hoe meer partijen meedoen, hoe sneller we standaardisatie bereiken. Samen maken we betrouwbare data de nieuwe norm in de zorg.”

Meer informatie:

Lees meer over dit project

>> Versnelling implementatie GDSN

>> GS1 Nederland – Versnelling GDSN in de zorg